O que é o SPED? De onde veio?

     Por mais que foque na atividade principal do seu negócio, todo empresário precisa cuidar de algumas formalidades, especialmente a contabilidade.

     Se existe um assunto quente no mundo atual da contabilidade, este assunto é o SPED e suas variações: SPED Contábil, SPED Fiscal, EFD Contribuições, NFe e por aí vai.

     Uma coisa bem importante de saber é o que é o SPED e como ele vai impactar a contabilidade da sua empresa. Especialmente o EFD-Contribuições, que afetará muitas empresas agora no curto prazo.

1- O que é o SPED? De onde veio?

E lá vem história…
É o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, os responsáveis por acompanhar processos contábeis falaram “Hum, acho que chega de papel, hein?!”. Com isso, traçaram um plano para transformar tudo que é escrituração (documentos contábeis que toda empresa tem que entregar) em arquivo digital, indo de camada em camada. Esse processo começou em 2007.

2- Quais são os tipos de SPED e como isso atinge cada tipo de empresa?
SPED Contábil

• O que é – ele substitui os Livros: Diário e Razão. Ou seja, em vez de fazer 2 livros físicos, se faz 1 arquivo digital.
• Quem participa – empresas com tributação pelo lucro real.
• Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

SPED Fiscal

• O que é – empresas que lidam com produtos devem fazer o livro de saídas, entradas,  apuração para IPI e ICMS, para que esses impostos sejam pagos sobre as diferenças dos valores. Com o SPED Fiscal, isso tudo vira digital e ainda há o PVA (Programa Validador e Assinador), que faz uma pré-avaliação para identificar campos mal preenchidos.
• Quem participa – empresas Contribuintes do ICMS e IPI, exceto aquelas dispensadas (verificar com seu contador, pois varia de estado para estado)
• Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

NFe

• O que é – a boa, velha e obrigatória nota fiscal de produtos, mas no formato digital.
• Quem participa – a lei é estadual, então verifique isso em seu estado. Por exemplo, em SP, as principais empresas obrigadas são de atacado, indústria e aquelas que realizem operações interestaduais.

NFSe

• O que é – a boa e velha nota fiscal de serviços no formato digital.
• Quem participa – a lei é municipal, então verifique a obrigatoriedade e como sua cidade irá adotar o formato digital.

EFD-Contribuições

• Quem participa – É aqui que tudo muda, já que empresas tanto de Lucro Real quanto Lucro Presumido devem adotar. A grande questão é que o pessoal de Lucro Presumido teve algumas alterações de última hora e tem pouco tempo pra se acertar.
• O que é – ele substitui a DACON, declaração que demonstra o cálculo do PIS e COFINS. E, desde muito pouco tempo, ele também serve para demonstrar o valor “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
• Por quê? Alguns setores (cheque com sua associação de classe) sofreram uma substituição tributária: em vez de pagarem a contribuição de INSS sobre o salário dos funcionários, empresas desses setores passaram a pagar a “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
• Quais são as datas? Para PIS e COFINS a previsão de implementação era julho/2012, porém com essa substituição tributária do INSS, o trabalho com o EFD-Contribuições já começa em maio para o pessoal do lucro presumido.

3- E se minha empresa não for obrigada, mas eu gostar do formato digital?

Qualquer empresa pode escolher entregar os arquivos no formato digital, mesmo não sendo obrigada. É optativo, exceto para empresas do Simples que gozam de algumas “facilidades”.
Para isso, o mais aconselhável é falar com o seu contador e ver qual o melhor procedimento.

4- O que eu preciso para me preparar?

Primeiro, combine o processo com o seu contador e tenha certeza de que a adaptação dele está ok com as novas regras.
Segundo, todos esses livros e documentos (no formato não digital) devem ser assinados por um dos sócios como validação dos dados – o que é uma obrigatoriedade da legislação.
Essa obrigação não muda pelo fato de eles serem digitais. Ou seja, para a validação da documentação digital, será obrigatório que o sócio tenha um certificado digital pessoal.
Uma boa solução de certificado digital é o e-CPF da Serasa Experian. Com ele, você faz a autenticação digital com segurança, o que possibilita a entrega de qualquer tipo de SPED. Além disso, ele dá a possibilidade de assinar documentos digitalmente, economizando tempo, dinheiro e dando acesso a outros serviços da Receita Federal (tanto de PJ quanto PF).